Cos’è la digitalizzazione aziendale e quali sono i suoi vantaggi?



Autore: Team Infor
Categoria: Business

 

Digitalizzare vuol dire semplificare e risparmiare utilizzando la tecnologia con soluzioni diverse a seconda delle proprie necessità. Discriminanti particolari subentrano soltanto nel momento in cui si vogliano personalizzare gli strumenti con integrazioni ad hoc. Ma anche questo aspetto rappresenta un vantaggio. Digitalizzare significa abbandonare strumenti tradizionali, cosiddetti analogici, per snellire flussi di lavoro e automatizzare attività e procedure, siano esse legate alla produzione e alla distribuzione di prodotti e servizi, al marketing e vendite, al customer care, siano esse pertinenti all’ambito della gestione documentale del materiale amministrativo, contabile e fiscale.

Dai dati emerge che i motori di ricerca sono la fonte maggiore. La televisione, mediante gli spot pubblicitari, ha ancora una forte presa anche se il mondo digitale ha la maggioranza sui media tradizionali e sul mondo offline.

Cosa significa dematerializzare?

Digitalizzare significa anche dematerializzare i luoghi fisici per comunicare e condividere informazioni in tempo reale, in un unico ambiente connesso e collaborativo anche da remoto. La digitalizzazione aziendale porta con sé nuove modalità partecipative e spazi di lavoro aperti, non più limitati a un particolare contesto, alla scrivania o all’ufficio, ma condivisibili a distanza, dalle riunioni in videoconferenza all’assistenza clienti via chat, alle interazioni nelle piattaforme di Social Networking dedicate ai dipendenti, ai collaboratori esterni e ai clienti.

E a proposito dei canali social aziendali, la partecipazione alle conversazioni e il loro monitoraggio stanno sostituendo le “vecchie” indagini di mercato, a favore dell’accessibilità immediata a una incredibile mole di dati e feedback per intercettare opinioni, sensazioni e tendenze. Informazioni preziose per migliorare prodotti e servizi o implementarne altri.

Dematerializzare lo spazio fisico

Dematerializzare lo spazio fisico, inteso anche come sistema di archiviazione e conservazione elettronica, rappresenta un guadagno in efficienza, rapidità e pieno controllo del flusso dei dati. In termini economici, il risparmio si concretizza nella sostituzione della carta e dei sistemi informatici isolati, con storage digitali all’interno dei quali conservare, aggiornare e condividere documenti e contenuti multimediali.

L’intero workflow documentale viene affidato all’automatismo delle piattaforme software senza più la necessità di inserimenti manuali o di ricerche complesse.

Digitalizzare i modelli operativi significa anche correggere e ottimizzare quei processi critici sulla base di dati effettivi ricavati da analisi intelligenti e con nessun margine di errore. In particolare, il marketing può sfruttare l’automazione dei software per generare database profilati, intercettare potenziali clienti e fidelizzare quelli già acquisiti con campagne costruite attorno ai comportamenti, alle preferenze e alle azioni compiute dagli utenti sia on-line che off-line. Volendo sintetizzare, la digitalizzazione aziendale è una trasformazione globale che attraverso sistemi governati da tecnologie come Machine Learning e Intelligenza Artificiale automatizza l’intera gestione aziendale; crea nuovi canali di condivisione e vendita; raccoglie, elabora e sincronizza dati per la gestione dei cicli produttivi, della movimentazione e distribuzione delle merci. Come nel caso dei dispositivi connessi per il controllo sincronizzato di magazzini, inventari e per il monitoraggio dell’efficienza di macchinari e impianti (IoT – Internet of Things).

La digitalizzazione aziendale oggi in Italia

Ne sentiamo parlare e ne siamo circondati. Sebbene la tecnologia digitale faccia ormai parte integrante della nostra quotidianità, paradossalmente in molti settori industriali ancora persistono modelli operativi analogici e viene spontaneo chiedersi a che punto siamo in Italia con l’innovazione tecnologica.

Considerando le aziende più giovani, i dati sono confortanti: le start up nascono già con un’impronta digitale e un passo lungo e ben disteso verso il progresso. Molte di loro si lanciano in business incentrati proprio sulla digitalizzazione, partorendo idee e iniziative geniali, rivoluzionarie.

Meno confortanti rispetto alla media europea sono i dati sulla digitalizzazione delle piccole e medie imprese più attempate, quelle che lavorano ancora con strumenti tradizionali per intenderci, come per esempio telefono, fax, gestione documentale cartacea e/o attraverso sistemi informatici che richiedono operazioni manuali, ad alto rischio di errori, incompletezza e perdita di informazioni. Intensi flussi di lavoro, in particolare nelle imprese manifatturiere e di servizi logistici, tanto per citarne alcune, sono causa di ritardi e pesanti condizioni di “stallo” pagate al caro prezzo di un elevato spreco di energie, tempo e denaro.

In particolare, le aziende che forniscono servizi integrati off-line e on-line, o quelli a carattere d’urgenza come per esempio l’assistenza in strada o il trasporto merci, scontano le inefficienze di un network poco ottimizzato, inefficienze dovute alla mancanza di modalità operative in grado di coordinare e gestire tempestivamente il flusso di informazioni. Malgrado la situazione attuale cresce la consapevolezza di quanto sia necessario innovare i processi aziendali. Non a caso, negli ultimi tempi l’argomento sta suscitando sempre più interesse proprio perché i vantaggi economici e gestionali sono concreti e misurabili, e rappresentano un traguardo possibile per le aziende di ogni settore.

Certo è che “cambiare pelle” comporta innanzitutto un cambiamento di mentalità e una rivisitazione dell’assetto attuale che passa attraverso un’analisi lucida delle aree critiche da “bonificare” per seguire una strategia chiara, focalizzata sugli obiettivi essenziali e sugli strumenti tecnologici specializzati in particolari aree e funzionalità. Il primo passo da compiere per quelle imprese che ancora non hanno ben chiaro il concetto di digitalizzazione aziendale, e fanno fatica a progredire in questa direzione pur riconoscendone l’importanza, è quello di comprenderne il significato per mettere a fuoco le diverse soluzioni enterprise e le possibili implementazioni on premise o in ambiente Cloud.

Cosa aspettarsi dal futuro

Si prevede che il mercato digitale sarà trainato dai settori Software e Soluzioni ICT, Servizi ICT e Contenuti e Pubblicità Digitali (Assinform, 2018), i quali presentano una crescita media annua che oscilla tra il 5% ed il 7%. Questo significa che la domanda, già piuttosto elevata, per prodotti e servizi del mondo digital continuerà ad aumentare nei prossimi anni. Secondo stime del World Economic Forum, il 65% dei bambini che frequentano le elementari oggi andranno a fare un lavoro che ancora non esiste. È proprio la digitalizzazione aziendale a spingere il mercato del lavoro in questa direzione, in quanto essa introduce e continuerà ad introdurre processi innovativi che richiederanno competenze sempre diverse e mai viste in azienda.

Secondo una ricerca di Intesa San Paolo Research su dati Netconsulting, infine, le PMI continueranno a digitalizzarsi investendo molto sui digital enablers, piuttosto che sui prodotti e servizi IT classici. Saranno pertanto Wearables, Cloud, IoT, Big Data saranno pertanto i protagonisti degli investimenti nel settore digitale in Italia.

Da dove partire per mettere in atto la digitalizzazione aziendale?

La strategia è la fase più importante che ogni impresa dovrebbe attraversare guidata dall’occhio analitico di professionisti capaci di individuare le criticità, stabilire le urgenze e gli obiettivi in divenire sulla base di KPI rivisitati alla luce delle nuove opportunità. Dall’analisi di questi parametri si possono poi identificare i software e le soluzioni più adatte (ad es: on premise o in cloud), passati al vaglio dell’utilità e della convenienza.

Potrebbero essere necessarie funzionalità di base, per risolvere le inefficienze emerse in fase di analisi, oppure applicazioni più articolate e sviluppate ad hoc, o ancora sistemi gestionali che possano integrarsi con quelli preesistenti.

Al posto delle vecchie infrastrutture limitate da sistemi IT isolati si può migrare verso applicativi server gestibili tramite web browser, svincolate da hardware e da qualsiasi vincolo legacy, quindi adottare varie soluzioni on-premise, applicazioni e servizi implementati su cloud o con architettura ibrida per trarre vantaggio da entrambe le modalità. A seconda del settore, degli obiettivi configurati e delle ottimizzazioni necessarie si possono introdurre sistemi gestionali e ERP, piattaforme documentali enterprise (Enterprise Content e Document Management) con funzionalità base o strumenti integrati.

Nessuna azienda è uguale all’altra, pertanto anche in materia di digitalizzazione è importante scegliere soluzioni in grado di adattarsi alle esigenze specifiche che si hanno.

Quali settori o processi possono essere digitalizzati?

Il cambiamento da analogico a digitale è un processo fisiologico innescato dal progresso: tutti i settori possono avvalersene per automatizzare le loro attività, offrire servizi più rapidi e personalizzati, snellire modalità operative, dematerializzare gli archivi documentali e sfruttare nuovi canali di comunicazione e condivisione. C’è forse qualche azienda che può dirsi disinteressata a questi aspetti?

In tutti questi casi, la sicurezza è d’obbligo per garantire privacy e protezione dei dati sensibili. E una delle caratteristiche delle tecnologie per la digitalizzazione aziendale è proprio quella di funzionare con elevati standard di sicurezza in un regime di massima riservatezza delle informazioni. Per comprendere quali processi si possono digitalizzare, può tornare utile conoscere alcune delle principali funzionalità base dei software gestionali:

  • automazione dei flussi di lavoro;
  • notifiche sugli stati di avanzamento delle attività e generazione di warning indirizzati a utenti e reparti interessati;
  • archiviazione elettronica ad accesso autenticato per la conservazione e la consultazione dei documenti condivisibili in tempo reale;
  • gestione anagrafiche, ordini, fatture e contratti, ticket e supporto;
  • automazione del marketing e monitoraggio dei canali social;
  • fruibilità da mobile.

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